• Обеспечение документооборота Проекта; • Формирование номенклатуры дел Проекта; • Регистрация, учёт, передача и получение документации Проекта; • Организация внешнего и внутреннего обмена документацией Проекта; • Поиск документов по запросу работников проекта и Менеджера; • Контроль и соблюдение стандартов и процедур Клиента к работе с документацией Проекта; • Контроль процессов подготовки, согласования, утверждения документации Проекта; • оперативный учет прохождения документов; • Работа с документацией; составление ведомостей, таблиц и журналов регистрации для отслеживания документации и хода работ; работа с базами данных; ввод данных и документов; определение и решение проблем при вводе данных и документов; проверка документации от подрядчиков и их последующая подготовка; • Оформление, перевод, согласование, организация подписания, продление, изменение Договоров закупа, поставки, аренды, обучения, Спецификаций и т.д.; • Организация доставки корреспонденции (договоров, спецификаций, чертежей); • Ведение внутренней и внешней деловой переписки с Поставщиками, Заказчиками, согласование плана работ с отделом проектирования; • Обработка входящий информации по Проектам от Заказчика, участие в Стартовых совещаниях, ведение, согласование Протокола совещания, оформление, согласование SDRL; • Запрос, обработка, регистрация входных данных по Проектам / Заказчикам в системе Document Control application, архивирование проектных документаций на сервере компаний; • Выгрузка документов из системы Proman, изменение ревизий Work Unit в системе Proman, изменение ревизий и блокировка чертежей в системе Tracer Lynx; • Оформление трансмитталов в системе Document Control application, загрузка/выгрузка проектной документации на файлообменных ресурсах; • Отслеживание сроков рассмотрения Заказчиком документаций по Проектам, обработка комментариев Заказчика; • Выгрузка сертификатов, технических спецификаций, организация переводов, предоставление на рассмотрение Заказчику; • Коммуникация с отделами компании, в частности с отделомм Проектирования, ассистирование отделу Логистики.

Работа в системе SAP Создание PO, PR, SO Проведение в системе GR Подготовка технико-коммерческих предложений для заказчика, оценка трудоёмкости; Участие в подготовке субподрядных договоров по проектам в соответствии с принятыми правилами и во взаимодействии с руководителями проекта и службами Компании и заказчиков; Ведение проектного документооборота на русском и английском языках, контроль сроков и условий реализаций при взаимодействии со службами заказчиков и/или исполнителей работ отдела. Оказание поддержки менеджеру проекта в проведении совещаний; Оказание поддержки менеджеру проекта в переговорах с англоязычными партнерами; Организация, контроль и учет документооборота по проектам, взаимодействуя с руководителем проекта, в том числе: - Фиксировать и информировать руководителей о всех возникающих в процессе разработки технических проблемах у Заказчика и Исполнителя, оказывающих влияние или способных изменить согласованный график выполнения работ, и вырабатывать совместно с руководителями решения, способствующие соблюдению заданных временных рамок выполнения проекта и обеспечить соответствие результатов работ существующим стандартам качества. - Контролировать сроки и графики выполнения работ по проектам по заключённым договорам, включая своевременную подготовку актов, счетов, контроль поступления денег и т.п., в соответствии с принятыми правилами и разделением ответственности в Товариществе и представительствах фирмы ; - Отслеживать изменения в объёмах работ с подписанием соответствующих дополнительных соглашений к существующим договорам, эффективно взаимодействовать со службами Заказчиков и/или исполнителей работ, специалистами и руководством в пределах собственной специализации и смежных областей знаний; - Получать оригиналы документов от заказчиков, подрядчиков и передавать их в соответствующие службы Товарищества и/или представительства компании ; - Работать со службами Заказчика, Подрядчика при выполнении поставленных руководителем задач; • Размещать и контролировать заказы по проектам; • Отслеживать поступление новой корреспонденции и обеспечивать её хранение (телекс, факс, письма); Ежедневные обязанности: 1) Ведение проектного документооборота на русс./англ. языках (входящая, исходящая корреспонденция, доверенности, заявки, офиц.письма заказчику и т.п); 2) Ассистирование Руководителю проекта, Руководителю Сервисного отдела, а так же персоналу ИТР в различных организационных процессах ( организация командировок, совещаний, визовая поддержка, бронирование гостиниц, закуп авиабилетов, координация автотранспорта, расчет командировочных, авансовые отчеты и т.д); 3) Письменный, устные переводы (встречи, совещания, рабочая документация, исходящие письма заказчикам); 4) Размещение и контролирование заказов по проекту (закупы через систему Смарт-кью, СРМ – при создании PR/PO/SO), а так же их приход через систему САП (GR), проверка счетов и накладных, оформление инвойсов на загрузку в САП, запросы на создание новых материалов в САПе); 5) Заполнение табелей в САПе, подготовка и отправка хард-копий в головной офис; 6) Ведение отчетности по списанию оборудования ( заполнение Delivery форм, отправка их в БО через систему Смарт-кью); 7) Еженедельные/ежемесячные БСМ/IVMS отчеты, отчеты по ТБ (Roosters); 8) Ежемесячные отчеты о состоянии работ по проекту расширения КТК ; 9) Организация тренингов, курсы по ТБ для получения разрешительных документов для персонала ИТР(проект/сервис) – запрос ценовых предложений, обработка счетов, создание шоп.карт в системе СРМ, загрузка в САП инвойсов); 10) Организация, контроль за проживание персонала ИТР на объектах А-НПС-4, А-НПС-3А, А-НПС-Тенгиз (получение счетов, обработка, загрузка в САП); 11) Создание запросов на создание PR/Delivery/SO в БО по Российской части; 12) Снабжение офиса ( запрос ценовых предложений, обработка счетов, создание шоп.карт в системе СРМ, загрузка в САП инвойсов); 13) Отправка почты, ведение отчетности по затратам на курьерские услуги

• Коммерческое сопровождение работы барж, буксиров, плав.гостинницы; • Коммерческий расчет предстоящего рейса и согласование с Руководством (Юридический /Финансовые отделы); • Оформление/сбор/подготовка документов на получение разрешение на осуществление каботажа судном, плавающим под иностранным флагом; • Подготовка документаций для участия в Тендере; • Анализ/отбор проводимых закупов заказчиками на сайтах reestr.nadloc.kz и tender.sk.kz; • Составление контрактов, согласование, подписание; • Переводы технических спецификаций/ сюрвея/ Коммерческих предложений; • Участие в осуществлении финансово-хозяйственной деятельности компании по сбыту услуг/продукции компании; • Организация подготовки и заключение хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями услуг/продукции; • Расширение прямых и длительных финансовых и хозяйственных связей; • Обеспечение выполнения договорных обязательств по поставкам услуг/ продукции; • Участие от имени компании в ярмарках, торгах, на выставках; • Взаимодействие с другими компаниями в рамках своей компетенции; • Организация презентаций предоставляемых услуг/продукции компании;

Управление офисом; Регистрация входящей и исходящей документации; Подготовка документаций для участия в Тендере; Анализ/отбор проводимых закупов заказчиками на сайтах reestr.nadloc.kz и tender.sk.kz; Переводы технических спецификаций; Ведение деловой переписки с партнерами; Поиск клиентов и ведение базы данных; Заполнение и сдача табелей учета времени; Кадровое делопроизводство; Оформление заявок для транспортно-экспедиционного обслуживания, работа с логистическими компаниями, контролирование и отслеживание груза; Взаимодействие с иностранным руководителем по организации сотрудничества с клиентами компании; Решение и контролирование административных вопросов

Переводы во время встреч как в офисе, так и на производственных объектах. Выполнение устных переводов во время работы на производственной площадке Специалистов Поставщиков, Подрядчиков (Ruhrpumpen, Scheider Electric, Siemens, Flowserve, N-Global) Письменные переводы входящей и исходящей документации.

Подготовка коммерческих предложений заказчикам, подготовка документов к тендеру, ведение тайм-щитов, асситирую техническим инженерам. Заменяла Специалиста по материальному снабжению: Оформление заказов на оборудования по заканчиванию скважин ( Purchase orders in SAP для заводов США(Каролтон), Сингапур и Малазия) Ведение материального отчета; Отслеживание груза с момента изготовленя с завода до пункта назначения.

- Проведение собеседования с кандидатами в присутствии руководителей производственных отделов; - Проверка, прием, контроль, надлежащее хранение документов работника при приеме на работу; - Формирование и ведение личных дел работника( заполнение трудовых книг, приказы, выговоры); - Организация мед.осмотра в Interteach; - Оформление приказов по приему/увольнению/трудовому отпуску/уходу на декрет/отпуск без содержания/письменное замечание/выговор и т.д. - ведение графика отпусков; - взаимодейтсвие со старшими специалистами отдела кадров; Работа с программой SAP.Под непосредственным надзором оказываю общую поддержку группе специалистов по работе с персоналом, в выполнении ежедневной деятельности отдела по работе с персоналом, включая следующее: укомплектование персоналом, выплата компенсаций и пособий, обучение, отношения с работниками, соблюдение установленных норм, международные и другие административные функции по работе с персоналом. Оказываю содействие работникам в решении вопросов по человеческим ресурсам, заработной плате и выплате пособий. Обрабатываю данные по мероприятиям с персоналом в информационной системе трудовых ресурсов и обеспечиваю целостность таких данных.

Коммерческое сопровождение работы нефтеналивных танкеров и сухогрузных судов, а именно: - Оформление чартеров; - Осуществление всех коммерческих взаимоотношений компании, подготовка заключения договоров морской перевозки; - Коммерческий расчет предстоящего рейса и согласование с Руководством (Юридический /Финансовые отделы) - Поиск и непосредственная работа с зарубежными агентами, брокерами, партнерами(Riverlake Shipping, Tennedos LLP); - Анализ ценовых предложений брокеров на бункеровку, доставку провизии на судно - Ведение расчетов дисбурсментских счетов и инвойсов порта, брокеров. - Снабжение провизией, водой и топливом сухогрузов «Арай» и «Вирма», а так же танкеров « Казахстан», «Махамбет» и «Абай»; - Организация бункеровки судов «Арай», «Вирма», «Казахстан», «Махамбет», «Абай», находящиеся как на Каспийском море, так и за рубежом - Ведение рейсовых отчетов; - Письменные переводы Рекапов (краткие условия чартера, которые согласовываются и на основе которых заключается договор фрахта), ремонтных ведомостей;

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции; • Письменные переводы ремонтных ведомостей на суда; • Организация официальных встреч с партнерами; • Оформление необходимых документов для подачи визы за рубеж, заказ, бронирование авиабилетов; • Непосредственная переписка с партнерами, брокерами и агентами, находящиеся за рубежом.

• письменные переводы различных докладов в офисе, а так же при личных встречах на месторождении; • Синхронный перевод; • Ведение документаций в офисе, выполнение ежемесячных отчетов по буровой; • Ведение рабочих табелей на месторождении.

бронирование номеров, заполнение счет-фактур, ежемесячный отчет по бухгалтерии.

организация банкетов (свадьбы, дни рождения, юбилеи, корпоративные вечера), контроль за работой официантов закуп спиртных напитков.

Международные отношения, Международные отношения